Quels sont les risques de ne pas sauvegarder vos données Microsoft 365 et comment les éviter ?

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La transformation numérique des entreprises (nomadisme, télétravail) a entraîné une dépendance croissante des services dans le cloud, en particulier avec l’utilisation répandue des plateformes collaboratives comme Microsoft 365. Les données telles que les e-mails, les fichiers (Excel, Word, PowerPoint), sont aujourd’hui au cœur du fonctionnement des entreprises modernes. Cependant, de nombreuses organisations sous-estiment les risques inhérents à la non-sauvegarde de ces données.  Vous pourriez penser que vos données sont en sécurité et n’ont pas besoin d’être sauvegardées. Après tout, elles sont hébergées dans le cloud de Microsoft, n’est-ce pas ? Détrompez-vous !  D’autant plus que Microsoft 365 n’a pas d’obligation d’historisation en cas de données supprimées ou altérées. 

Avant toutes choses, il est important de savoir d’où proviennent les risques. 

Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, est exposée à des risques de sinistres pouvant entraîner la destruction des données vitales à son fonctionnement. Bien que Microsoft 365 soit une plateforme solide et fiable, elle n’est pas à l’abri des dangers qui menacent toutes les données numériques. En voici une liste (non exhaustive) :

Erreur humaine : L’une des causes les plus courantes de perte de données. Cela peut aller de la suppression accidentelle d’un fichier ou d’un e-mail à des configurations incorrectes ou à des erreurs de manipulation qui compromettent l’intégrité des données.

Cyberattaques : Les attaques de ransomware, les virus et autres formes de malware peuvent corrompre ou chiffrer vos données, les rendant inaccessibles. Les attaques de phishing peuvent également conduire à des compromissions de compte, permettant à des tiers non autorisés d’accéder et de manipuler vos données. 

Failles logicielles : Bien que rares, des bugs ou des vulnérabilités dans les logiciels peuvent occasionnellement conduire à des pertes de données ou à des corruptions. En voici un exemple très récent avec une faille de sécurité importante dans le service de stockage OneDrive de Microsoft.

Problèmes de synchronisation : Dans un environnement cloud, les données sont souvent synchronisées entre plusieurs appareils. Un problème lors de cette synchronisation peut parfois entraîner une perte ou une corruption de données.

Interruptions de service : Même si Microsoft garantit une haute disponibilité de ses services, il y a toujours des risques associés à des pannes d’infrastructure ou des interruptions de service qui peuvent impacter l’accès aux données.

Quant à l’idée que vos données sont protégées dans le data center ou elles sont stockées, sachez que 19 data centers ont dû faire face à un épisode d’incendie en 2022.  Amenant des entreprises à perdre définitivement l’ensemble de leurs données. La prudence est donc de mise.

Quels risques encourez-vous de ne pas sauvegarder vos données Microsoft 365 ?

Perte accidentelle de données : La perte accidentelle de données est un cauchemar pour toute entreprise. Comme nous venons de le voir, les causes potentielles de cette perte de données peuvent être multiples et variées. Les conséquences néfastes qui en découlent peuvent être dévastatrices pour l’entreprise. Non seulement les données sont perdues, mais peuvent entraîner une perturbation des opérations commerciales, une perte de productivité, des difficultés dans la relation client et une atteinte à la réputation de l’entreprise. Sans une stratégie de sauvegarde efficace en place, il est pratiquement impossible de récupérer les données perdues et de reprendre rapidement vos activités. La sauvegarde régulière et appropriée des données Microsoft 365 est donc essentielle pour garantir leur intégrité et leur disponibilité, qu’il s’agisse de les stocker localement dans le cloud ou par le biais de solutions de sauvegarde externalisées. L’objectif est de prévoir tous les cas de sinistres possibles et de mettre en place des mesures de protection adéquates pour assurer la sécurité et la récupération des données en cas d’incident.

Altération des fichiers à la suite d’une attaque par ransomware : L’une des menaces les plus préoccupantes auxquelles les entreprises sont confrontées est l’altération des fichiers à la suite d’une attaque par ransomware. Les ransomwares sont une forme de malware qui infecte les systèmes informatiques et chiffrent les données, les sauvegardes non sécurisées, et les machines, rendant ainsi les fichiers inaccessibles à une possible réinstallation. Ces attaques peuvent survenir de manière sournoise, les propriétaires des fichiers n’ayant souvent aucune idée que leurs données sont en train d’être modifiées à leur insu. Une fois les fichiers chiffrés, les attaquants exigent ensuite le paiement d’une rançon en échange de la clé de déchiffrement, laissant les propriétaires des fichiers dans une situation délicate. Non seulement ces attaques peuvent entraîner une perte de données importante, mais elles peuvent également avoir un impact financier considérable pour l’entreprise, tant en termes de rançon à payer que de temps et de ressources nécessaires pour remédier à la situation. Profitons-en pour rappeler qu’il ne faut jamais payer une rançon, car cela nous identifie comme une cible potentielle pour d’autres extorsions.

Comment pouvez-vous éviter ces risques ?

Choisir LA bonne solution de sauvegarde est la première étape. Il existe plusieurs solutions spécifiques pour sauvegarder les données Microsoft 365. Lorsque vous envisagez une solution de sauvegarde pour Microsoft 365, il est essentiel d’évaluer vos besoins spécifiques en matière de capacité, de fréquence de sauvegarde, de temps de restauration et de budget. Il est également judicieux de consulter des avis et des témoignages d’utilisateurs pour obtenir un aperçu du fonctionnement réel de la solution dans un environnement de production. Voici les plus rependues  : 

  • Sauvegardes Cloud à Cloud : Ces solutions prennent des copies de vos données stockées dans un environnement cloud (comme Microsoft 365) et les transfèrent vers un autre environnement cloud sécurisé.
  • Sauvegardes locales : Ces solutions sauvegardent vos données Microsoft 365 directement sur des dispositifs de stockage physiques au sein de votre infrastructure, tels que des disques durs externes, des NAS ou des serveurs.
  • Sauvegardes hybrides : Ces solutions combinent les sauvegardes locales et cloud, offrant une flexibilité accrue en matière de restauration et une protection contre une gamme plus large de scénarios de perte de données.
  • Services managés : Certains fournisseurs de services gérés (comme nous 😊) offrent des services de sauvegarde pour Microsoft 365 dans le cadre d’un ensemble plus large de services informatiques externalisés.

Sensibilisez vos collaborateurs à la protection des données pour éviter les risques liés à la non sauvegarde des données Microsoft 365. La sauvegarde régulière et fiable des données est essentielle pour prévenir la perte accidentelle ou la corruption des informations. Mais, il est tout aussi important de reconnaître que la responsabilité de la protection des données ne repose pas uniquement sur les épaules des équipes informatiques, mais aussi sur chaque collaborateur de l’entreprise.

En sensibilisant vos collaborateurs à la protection des données, vous les encouragez à prendre un rôle actif dans la préservation de l’intégrité des informations. Organiser des sessions de formation pour expliquer les bonnes pratiques de sauvegarde, les risques liés à la perte de données et les conséquences pour l’entreprise. Mettez l’accent sur l’importance de la sauvegarde régulière des fichiers, la gestion appropriée des comptes Microsoft 365 et l’utilisation de mesures de sécurité telles que des mots de passe forts et un accès sécurisé.

En conclusion

La sauvegarde de vos données Microsoft 365 est d’une importance vitale pour la continuité et la sécurité de votre entreprise. Ne pas sauvegarder vos données expose votre entreprise à des risques significatifs, tels que la perte accidentelle de données, les attaques de ransomware ainsi que les limitations de la rétention des données.

La mise en place d’une solution de sauvegarde appropriée et fiable est indispensable pour minimiser les risques de perte de données critiques et assurer la continuité de vos opérations. N’oubliez pas que la sauvegarde de vos données est un investissement essentiel pour la pérennité de votre entreprise dans un environnement numérique en constante évolution. Si vous souhaitez en savoir plus et si vous avez besoin d’un accompagnement dans la mise en place de solutions adaptées, n’hésitez pas à faire appel à un prestataire externe spécialisé.

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